Stanovy jsou základním dokumentem SVJ a mají na jeho vnitřní fungování velký vliv. Většina společenství jim však nevěnuje patřičnou pozornost a často si tím zbytečně škodí. Do 31. 12. letošního roku je třeba stanovy přizpůsobit novému občanskému zákoníku – toho je možné využít a upravit stanovy tak, aby společenství „seděly“ a byly pro něj výhodné. Se sepsáním nám pomohla advokátní kancelář, která provozuje stránky www.zmenastanov.cz a na problematiku SVJ se specializuje. Na základě naší praxe jsme tak dali dohromady 15 nejdůležitějších věcí, na které je třeba dát si pozor při změně stanov:
1. Využijte toho, že stanovy musíte měnit a přidejte do nich vhodná ustanovení
Zákon nařizuje společenstvím, aby své stanovy do konce letošního roku změnila. Je možné to brát jako zbytečnou administrativu, spojenou s náklady na notáře, právníky, kolky atd. a přijmout znovu jakési základní vzorové stanovy. Na druhou stranu lze z této povinnosti udělat příležitost a zapracovat do stanov vhodná ustanovení, která zlepší fungování SVJ. Tedy při změně stanov je nejen přizpůsobit NOZu, ale především je zpracovat tak, aby byly společenství opravdu užitečné.
2. Individualizujte své stanovy tak, aby sloužily Vašemu konkrétnímu SVJ
Velká většina SVJ funguje na takzvaných vzorových stanovách, které byly vydány nařízením vlády. Mnohé tak mají ve stanovách spoustu ustanovení, které se konkrétního SVJ vůbec netýkají a naopak některá vhodná ustanovení v nich chybí. Přitom je samozřejmě velký rozdíl, pokud má SVJ deset či sto členů, případě je tvořené jedním nebo sedmi domy. Tato individuální specifika je možné a vhodné ve stanovách co nejpřesněji postihnout – ulehčí to budoucí fungování SVJ například při rozhodování shromáždění.
3. Dejte si pozor na vzorové stanovy, stažené z internetu
Pokud máte v řadách výboru, nebo členů SVJ člověka, který se dobře vyzná v právu, nebo který je právníkem, pak je stažení vzorových stanov vhodným řešením. SVJ si pak do nich přidá ustanovení, která považuje za vhodná a přizpůsobí si je vlastním potřebám. Pokud však SVJ ve svých řadách takového člena nemá, nemusí být stažení vzorového dokumentu vhodnou volbou, jelikož každá jeho změna může znamenat neplatnost celých stanov. Pokud si již SVJ vybere ke spolupráci na stanovách advokátní kancelář, je dobré si vždy prověřit, že daní advokáti problematice skutečně rozumí, jelikož stanovy SVJ jsou velmi komplexní dokument a kromě NOZu musí vyhovět i požadavkům mnoha dalších zákonů a podzákonných předpisů. Poměrně často se na nás obrací členové výborů, kteří si koupili vzorové stanovy, zjistili, že si je chtějí upravit a potřebují své úpravy s někým konzultovat, případně řeší to, že jim rejstřík stanovy vrátil pro rozpor se zákonem.
4. Upravte ve stanovách řešení situace s dlužníky
Dlužníci jsou v poslední době velkým problémem SVJ. Do stanov je proto dobré zapracovat ustanovení, které řeší tuto situaci. Jednak jde o preventivní opatření – sankce z prodlení nebo poplatky za vymáhání dluhů. Jednak je dobré do stanov zapracovat i jakousi „kuchařku“ pro konkrétní postup výboru vůči dlužníkům. Tedy kdy a jak posílá výbor výzvu, kdy podává žalobu, nebo to, že dlužník nese náklady, spojené s vymáháním dluhu.
5. Pokuty do stanov?
Porušování povinností některých vlastníků a narušování soužití v domě je pro některá SVJ velkým problémem. Toto se dá poměrně účinně řešit zavedením pokut za nejzávažnější porušení stanov. Podle většinového názoru je nově možné tyto pokuty platně ukládat. Pokuty lze například omezit maximální částkou, přičemž o její konkrétní výši rozhodne výbor, nebo vypracovat jako přílohu stanov sazebník pokut. Je však třeba pamatovat na to, že vymáhání pokut opravdu není vhodné pro každé SVJ a i tady se vyplatí stanovy individualizovat s ohledem na konkrétní situaci. Je tedy nutné si položit otázku, zda budete schopní a ochotní pokuty účinně vymáhat, aby se ustanovení o nich nestalo jen prázdnou proklamací.
6. Zjednodušte si rozhodování ve společenství – upravte peněžní limity – tedy kdy je třeba, aby bylo vyhlášeno výběrové řízení, do jaké částky může rozhodovat výbor atd.
Mnoho SVJ si není jisto, o čem má rozhodovat výbor a o čem shromáždění. Proto je vhodné ve stanovách jasně určit peněžní hranice, do kterých jaký orgán rozhoduje. I zde samozřejmě záleží na velikosti SVJ a individuálních zvyklostech. Doporučujeme stanovit jednak limit pro rozhodování výboru a jednak také limit, odkdy je třeba vyhlašovat výběrové řízení. Je třeba pamatovat na to, že stanovy se tvoří především do budoucna, a i když nyní spravujete SVJ s péčí řádného hospodáře, výbor, který přijde po vás tak činit nemusí. Ve stanovách je tak vhodné určit mu jasné limity.
7. Co se stane v případě, že nebude zvolen výbor?
Mnoho společenství se na nás obrací s problémem obsazení výboru. Tato situace má několik řešení, které je možné upravit ve stanovách. Buď je možné určit statutárním orgánem jednoho předsedu, případně snížit počet členů výboru na dva. Další možností je povolit ve stanovách, aby se členem výboru mohl stát i nečlen SVJ – tedy buď takzvaný profesionální předseda, nebo například některý z členů rodiny vlastníka. Pokud ani tak není společenství dlouhodobě schopné statutární orgán zvolit, stanoví zákon bohužel jasný postup. SVJ bude soudem ustanoven opatrovník, což je jistě situace, do které se nikdo nechce dostat.
8. Odměny členů výboru ve stanovách?
Dalším bodem, který je možné ve stanovách upravit, jsou odměny pro členy výboru. Je možno do stanov zapracovat, že výbor má nárok na určitou částku jako celek s tím, že předseda pak tuto částku rozdělí mezi členy, případně určit konkrétní odměny pro členy výboru. Vzhledem k možné inflaci atd. nedoporučujeme do stanov zapracovávat přímo konkrétní částku, ale ponechat ji buď na rozhodnutí shromáždění, nebo stanovit mechanismus pro její výpočet.
9. Zbytečně dlouhé stanovy
Velmi často se setkáváme se stanovami, které mají okolo dvaceti stránek, přičemž z velké části pouze opakují to, co je uvedeno v zákoně. Čím delší přitom stanovy jsou, tím je složitější v nich najít ta opravdu důležitá ustanovení. Proto doporučujeme ve stanovách upravit zejména ta nejdůležitější ustanovení. Opisování zákonů je pak nevhodné i z jiné stránky – když se změní zákon, který je opsán do stanov, bude třeba měnit i stanovy.
10. Stanovy nejsou pro právníky, ale pro členy svj
Další častou chybou je, že stanovy jsou psány zbytečně odborně. Do jisté míry je to pochopitelné, jde o komplexní dokument, který řeší poměrně složitou problematiku. Na druhou stranu je však třeba pamatovat na to, že ve stanovách by se měli vyznat především členové SVJ. I tady tedy platí, že čím jednodušší stanovy jsou, tím lépe.
11. Plné moci
Nezapomeňte do stanov přidat ustanovení, že shromáždění je možné se účastnit i na základě udělení plné moci – velmi to ulehčí usnášeníschopnost shromáždění.
12. Upravte rozhodování per rollam a jednotlivá kvora
Pokud máte v SVJ problém s usnášeníschopností jednotlivých shromáždění, může pro Vás být vhodné tzv. korespondenční hlasování, které se dá ve stanovách upravit mnoha různými způsoby (například dopisy, avšak i plně elektronicky e-mailem, nebo na internetových stránkách SVJ). Dále by Vám též měl právník poradit s jednotlivými většinami potřebnými pro přijetí rozhodnutí, jelikož NOZ je zde velmi benevolentní a SVJ si tak může do stanov zavést většiny prakticky jakékoliv chce.
13. Svolávání e-mailem, rozhodování e-mailem
Ve stanovách je možné upravit způsob svolávání shromáždění. Je tak například možné určit, že vlastníkům, kteří mají e-mail se pozvánka na shromáždění zasílá e-mailem. To zjednoduší administrativu a sníží náklady.
14. Stanovy musí vydržet
Stanovy je nutné připravovat tak, aby nebylo nutné je za dalších pět let znovu měnit jen proto, že se změní zákon. Stanovy je tedy nutné upravit dostatečně flexibilně a předvídat při jejich úpravách i budoucí vývoj právní úpravy.
15. Pozor na to, kdo Vám stanovy mění
Měla by to být advokátní kancelář (nebo samostatný advokát), jen ta totiž může poskytovat právní služby, jako např. změnu stanov a jen ta za ně skutečně ručí. Je třeba dát si velký pozor na nabídky subjektů, které nejsou advokáty – ti totiž mohou nabízet své služby v rozporu se zákonem a SVJ bohužel nemohou poskytnout řádnou právní garanci. Vždy si tedy zkontrolujte, zda je osoba, která Vám změnu stanov nabízí, advokátem. Například na stránkách české advokátní komory (www.cak.cz)
